优秀的ppt一直是靠图表说话,幻灯片好的ppt会说话

近段时间，随着本号专栏《2980个职场常用PPT商务动态图表》的热卖（上线不到一个月，热销4660多份），所有购买了本专栏的小伙伴们，我们都在PPT技术上给予了支持。

因此，我被问得最多的问题是：我如何选择正确的PPT图，如何利用PPT图表正确的表达自己的数据，所以，我决定写下这篇文章，给大家做一个参考。

PPT图表的最高境界是让受众一眼能看出数据的变化、数据的差异，以及你想突出强调的部分。选择图表大致可以分为三个步骤，即：

1. 决定你的信息；
2. 确定相对关系；
3. 选择图表形式。

第一步：决定你的信息

从数据到信息（图表即为信息展示），选择合适的图表关键在于，最重要的是你要明确你想表达的具体信息。这里有3个关键点：

关键点1：不同图表表达的意思不尽相同。

下面，我将通过实际的案例进行拆解，看看如何正确的选择PPT图表。如下图，这是原始数据图表：

原始数据图表

如上图，饼形图强调的是A公司和B公司组合销售量的不同。

如上图，条形图强调的是A公司和B公司的销售额所占的百分比随着地域的不同而改变。

如上图，表示A公司销售额是南部最高；B公司销售额是北部最高。

如上图，表示A公司销售额是南部最高，而B公司销售额是南部最低。

如上图，在南部地区，A公司与B公司相比在利润上以一个巨大的差额领先；在东部地区，A公司与B公司势均力敌；在北部地区，A公司则明显落后于B公司。

小结：相同的数据，不同的图表会表达不同的意思，所以，在动手作图表前，要考虑的前提是你想让受众一眼能看出什么差异？

关键点2：受众注意力不同，表达的信息也不同。

受众的注意可能集中在1月至5月的总销售额变化趋势以及销售额格随时间变化的规律，那么你的信息就是:自1月以来销售额正在稳步提升。

如上图，在5月里，产品Ａ的销售额大幅领先产品B和Ｃ。

如上图，在5月里，产品Ａ销售额所占比例是公司所有产品中最大的。

小结：使用相同的数据，却得到完全不同的信息，强调销售额还是排名，是你所决定的，而这个决定就是你要表达的信息。

关键点3、标题要体现你想要表达的关键信息。

以下这些标题，都没有表达关键的信息：

• 公司的销售额趋势的变化
• 产品地域生产力分布
• 资产分配百分比
• 雇员年龄分布
• 薪水与利润的关系

我们还是来看具体的案例：

如上，这张图你想表达什么信息呢？

用“各地区所占利润的百分比”来做图表标题，不如把左边的改成：西部地区的利润占公司总额近半；把右边改为：北部的收益最小。这样是不是就能更好表达你的意思呢？最好还把你想表达的数据着重表达出来，例如换一种颜色。

如上图，你可能在给观众传递如下信息：

• 订单的数量在增长
• 订单的数量在上下波动
• 在8月，订单的数量到达了最高点
• 在8个月中，有两个月订单的数量在下降

如何修改呢？请看本文的小伙伴们自己思考一下，欢迎在下方留言讨论。

小结：图表标题要简洁明了的向受众传递你想要表达的信息，不要过于笼统。

第二步：确定相对关系

在PPT图表中，相对关系有5种，分别是：成分相对关系、项目相对关系、时间序列关系、频率分布相对关系、相关性相对关系。

1、成分相对关系

在一个成分相对关系里，我们的兴趣主要在于每一个部分所占的百分比。

例如：

• 在5月份，A产品预计将占到公司总销售额的最大份额。
• 2018年客户的市场份额少于整个行业10%。

2、项目的相对关系

在项目相对关系里，我们想要比较事物的排列方法。他们是差不多，还是一个比另一个更多或更少？

例如：

• 在5月份，A产品的销售额相当于B、C销售额之和。
• 销售额中顾客的回报排名第四。

3、时间序列相对关系

时间：如何随着时间变化，对它怎么随着时间变化感兴趣；它每星期、每月、每季度和每年的变化趋势是增长的、减少的、上下波动的或者是基本保持不变。

例如：

• 自从1月以来销售额稳定增长。
• 投资回报在过去的5年里急剧下跌。

4、频率分布相对关系

频率：项目的分布情况，各数值范围内个包含了多少个项目。

例如：

• 在5月，大多数地区的销售额在1,000到2,000美元之间。
• 大多数的出货要5到6天的时间交付。

5、相关性相对关系

相对性：两个变量之间的关系，两个变量的关系是否符合你所想要证明的模式。

例如：

• 5月份销售业绩显示出销售业绩与销售员的经验没有联系。
• CEO的薪水并不随着公司规模的变化而改变。

第三步：选择图表形式

职场或商务场合，常用的图表形式如下图：

正确选择PPT图表，其对应的关系如下图，大家可以根据自己的需要一一对应。

成分：占总体的百分比

• 表示成分最好使用饼图。在使用中不宜多于6种成分。
• 如果你的使用超过了6种，那么就选择6种最重要的，并将未选中的列为“其他”的范畴。因为人的眼镜比较习惯于按顺时针方向进行观察，所以应该将最重要的部分放在紧靠12点钟的位置，并且使用强烈的颜色对比以显示突出（比如在黑色背景下使用黄色），或者在黑白图中使用最强烈的阴影效果，或者将此部分与其他部分分离开。
• 如果没有哪一个部分比其他部分更加重要，那么就应该考虑让它们以大到小的顺序排列，并且以同一种颜色或者干脆不使用阴影来绘制图表的每一个部分。

示例：

项目：项目的排名

• 在条形图中，要做到保持条形图之间的距离比条的宽度小。
• 使用最能形成对比的颜色及阴影来强调重要的项目，以此来强调信息的标题。
• 为了突显数值，可在顶端（或者在底端）使用一个刻度尺，或者在条形末尾标注数字，但是注意不要两者同时使用。
• 如果你只是想简单标示项目间的关联，可用刻度尺；
• 如果数字对你很重要那么就是用数字。
• 有时，使用刻度尺的同时标示一个需要特殊强调的数值，也是个好办法。

示例：

以上数据截自胡润榜，仅为示例，无任何参考价值

时间：随着时间的变化

• 选择柱状图或折线图取决于用哪一个比较方便。如果你的图表中只有少的几个点（如7到8个），那么就是用柱形图；反之，如果你必须在图中展示20多年来每个季度的变化趋势，你最好还是使用折线图。
• 柱状图强调的是数量的级别，更适合于表现在一小段时间里发生的事件，产量的数据很适合这个领域。
• 折线图强调的是角度的运动及图像的变换，因此展示数据的发展趋势时最好使用它，存货量就是一个很好的例子。

示例：

频率：项目的分布情况

• 两种主要应用，第一种是在所有样本中进行归纳，在这里是用来预测风险、可能性或者机会的。
• 另一种是描述确定性（不确定性），如掷骰子游戏中，在所有的可能性中猜七点的概率。当只使用几行数据时，柱形图要好一些，而当数量很多时最好使用折线图。

示例：

相对性：变量之间的关系

• 显示两种变量符合或是不符合你所希望出现的模板。成对条形图方案只在数据组较少时才会起作用。
• 如果数据超过了15组甚至更多时，那么你最好不要再标记出每个点，应该换为使用一个更加紧密的散点图。

总结：

要想在PPT中通过图表表达自己的意图，需要选择合适的图表，选择合适的图表分为3个基本步骤：1、决定你的信息；2、确定相对关系；3、选择图表形式。通过以上3个步骤，主要是让受众能清晰的通过图表了解你所表达的意图，让受众一眼看到你所要表达的逻辑，正是本文的意义所在，建议收藏备用哦。

最后，大家可以关注我的头条号，我在专栏《2980个职场常用PPT图表》中，将各种PPT图表进行了归纳整理，共分为24个图表类型，如对比关系图、并列关系图表、饼形图、数据分析图表等，是职场PPT难得的好帮手！